ネット順番待ちをはじめると、順番の管理はどのようにすればいいでしょうか？というご質問にお答えします。
「診療予約2015」の画面上には、直接来院の患者さんとネット順番待ちの患者さんが上から順番に表示されます。この表示順をもとに順番を管理すれば問題ありませんが、カルテ出しやネット順番待ち患者さんが遅れた場合などの対応はどうすればいいでしょうか？
1. カルテ出しについて
カルテ出しについては、従来どおり来院時に準備すれば問題ありません。もちろんネット順番待ちが入った時点でもよいですが、運用を統一したほうが業務はやりやすいはずです。いくらネット順番待ちが入ったからといって、来院しなければ診察に入れないため、ネット予約だから早く準備する必要はありません。
２. 順番の管理について
あとは順番の管理ですが、これはカルテを出した際に画面の順番をみてカルテを並び替える必要がでてきます。とはいえ、ネット順番待ちをはじめると、来院タイミングが平準化されるため院内で待つ患者さんの数が減ります。これはつまり、出されたカルテが積み上がる量が減るということです。ネット順番待ちの比率は60％前後になりますので、出されているカルテの数は今の半分ぐらいの量になるはずです。その並び替えはそんなに難しいことではないはずですので、慣れれば問題なく処理できると思います。
次に、ネット順番待ちの患者さんが順番になってもお見えにならないケースについてですが、これは単純に来院されている次の患者さんを案内すればよいだけです。「診療予約2015」の画面上では、患者さんは順不同に案内できるようになっていますので何の問題もありません。順番になってもお見えでなかった患者さんは待ち順1番のままで、後ろの患者さんを案内することができるのです。
また、順番になってもお見えでなかった患者さんに「呼び出し不在お知らせメール」を送ることもできます。「順番になりましたが、ご不在でしたので次の患者さんを案内しました。早めにご来院ください。」といったメールを送ることで、患者さんをフォローすることができるのです。
3. まとめ
このように、ネット順番待ちを開始しても、従来のやり方が大きく変わることはありません。慣れるまでは少し違和感があるかもしれませんが、そんなに難しいことはありませんのでご安心ください。
また、来院タイミングの平準化により局地的に忙しくなることが減ったり、待合室の混雑が緩和されたり、待ち時間の問合せが減ったりしますので、受付スタッフの方々には他のメリットが出てくるはずです。待ち時間の長さが問題になってきたら、是非、「診療予約2015」をご検討ください。
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